不要將球停在自己腳下
發(fā)布時間：2006-06-17 17:23:00
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不論是工作還是責(zé)任，千萬不要把它滯留在自己手里。如果不能保證及時準確地把它傳遞出去，不如從一開始時就不接。
不要將球停在自己腳下
不要將球停在自己腳下
小爽：
來信收到，工作時間看信寫信可不好，領(lǐng)導(dǎo)在與不在應(yīng)該一個樣才對嘛——開玩笑的。
在信中你提出了一個十分尖銳的問題：工作中應(yīng)不應(yīng)該多管閑事？
近些年來，有一種說法十分盛行，即“無功便是過”。其實我倒覺得對于我們這些以事務(wù)性工作為主的小人物來說，更應(yīng)該樹立一種“無過即是功”的思想。正如你在信中總結(jié)的那樣——力求最好，不出紕漏。就像踢球，破門得分當(dāng)然是一個球隊的終極目標，但不能因此就要求場上的所有隊員都圍在對方球門前，去爭搶臨門一腳的機會。在絕大多數(shù)的時間里，我們絕大多數(shù)隊員的職責(zé)是攔截、搶斷、盤帶和傳遞。那么，能否及時準確地將傳到自己腳下的球傳出去，就成為衡量一名球員是否優(yōu)秀的重要標準。
這個標準里至少包含了兩個基本要素：及時與準確。先說準確。上一封信里講到的確認與反饋都是保證你將工作中的球準確地傳遞出去的重要方法，為了便于你的理解，還想再啰唆幾句。如果從概率論的角度而言，當(dāng)然是做事越多出錯越多，但我們總不能因此就消極地一事不做吧，正確的態(tài)度應(yīng)該是在積極做事的基礎(chǔ)上避免出錯。如果分析出錯原因，就會發(fā)現(xiàn)最容易出錯的環(huán)節(jié)常常是職能交叉的地方，即兩個人（或部門）的結(jié)合部。那么怎樣才能有效地杜絕在職能結(jié)合部位出錯的現(xiàn)象呢？用我自己的話說就是——將自己的職責(zé)范圍向外擴大一環(huán)。
需要注意的是，將自己的職責(zé)范圍向外擴大一環(huán)只是為了確保將接力棒遞交到下一名隊員的手中，不讓棒落到地上，而不是代替隊友跑下一棒。從這個意義上說，分清職責(zé)又是十分重要的事情。在我們的身邊，好心辦壞事的情況是很多的，例子也是不勝枚舉。
我自己也曾做過類似的傻事。有一次，其他處室的一個做文書的老大姐，來我們部門退還文件。她似乎并不知道我們處接收文件的工作應(yīng)歸文書老王負責(zé)，進門后第一眼看到了我，就過來要求我簽收。我雖覺得這樣似有不妥，但由于當(dāng)時很年輕，面對這樣一位年長我許多的老大姐的要求，實在很難拒絕。何況老王在另一幢樓辦公，離此甚遠，叫老大姐拖著胖胖的身子再跑這樣遠的路也有些于心不忍，所以略一遲疑便接了下來。心想，還是我替她給老王送去吧。但令我萬萬想不到的是，老王看看文件后卻說：誰讓你接的，這個文件是需要幾個部門會簽的，她們部門閱后應(yīng)依次傳給下一個部門。你給她退回去，叫她依次向下傳。
至此，我才知道自己又辦了一件傻事。真的退回去嗎？想想老大姐那晴轉(zhuǎn)多云的臉色，我立刻打消了這樣的念頭。再看看老王那倔倔的神情，知道指望老王收下文件也是不可能了。最后只好跑到下一個部門才把文件傳了出去，同時也暗下決心再也不管這閑事了。
可沒過幾天，那位老大姐又來傳文了，一進門就徑直向我走來。這次我可吸取了上次的教訓(xùn)，明確地告訴她，文件應(yīng)該直接送給老王。老大姐聽后似乎很不高興，上次不就是你接的嗎？你們處到底有沒有個準譜？雖然在我的再三解釋下，老大姐走了，但臉色遠不像上次離去時那樣好看。
問題出在哪里呢？很顯然，如果我一開始就把問題講清楚，告訴對方應(yīng)該將文件退給老王，就不會有后面一系列的尷尬了。當(dāng)然，拒絕是要講究一些技巧的。仍以此事為例，在老大姐第一次來退還文件時，不僅要向?qū)Ψ街v清情況，還要使對方能夠愉快地接受。如：對不起，我們處有規(guī)定，這份文件應(yīng)該由老王簽收，您是不是再辛苦一趟直接給老王送去？如果您實在忙不過來，我就替您跑一趟。話說到這份上，對方一般都會高興地轉(zhuǎn)身離去。即使對方真的因為某種原因請我們代勞也會心存感激的。真若如此，我們也就只能辛苦一趟了，同時別忘了告訴對方：如果老王那邊有什么問題我再找您。此后如果真的遇上老王拒收等意外情況，我們再回頭找她，她也不會怪罪到我們的頭上了。最后，即使真的不得不由我們替她把文件傳給下一個處室，那么在對方心中則又會對我們多出一份感激。
你說，有了以上的經(jīng)歷，老大姐還會第二次請我簽收文件嗎？當(dāng)然不會。
這就是拒絕的藝術(shù)——在拒絕的同時，還應(yīng)讓對方心生好感。
做好你該做的事情，同時也要善于對不該你做的事情說不。
什么是你該做的事情呢？一是崗位職責(zé)范圍內(nèi)的事情，二是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，除此之外都不屬于你該做的事情。當(dāng)然，“不屬于你該做的事情”并不等于“你可以不做的事情”，為了保證一個組織的正常運行，每個人在做好本職工作的同時，還應(yīng)該善于合作、補充和互助，即做一些屬于你職責(zé)范圍以外的事情。
最聰明的做法是，每當(dāng)你接受一項任務(wù)的時候，首先要分清是否屬于你該干的事情。是，則無條件地做好；不是，則應(yīng)分清責(zé)任——叫我干可以，但我這是在替你干，是幫忙。分清責(zé)任后也應(yīng)有選擇地做，下列三種情況最好還是不介入為妙：一是要你做的事情已經(jīng)超出了你的能力所及（答應(yīng)下來的事就應(yīng)力爭做好，做不好不如不做，不要幫倒忙），二是分內(nèi)的事情已令你無暇他顧（不要種了別人的地，荒了自己的田），三是你的介入于事并無補益。前兩點較好理解，第三點可能略顯抽象，舉個例子就好理解了。
大概我們每個人都有過類似的經(jīng)歷：你正欲外出辦事，有人來給你鄰桌的同事送材料，恰巧你的同事也外出未歸，這時來人就請你代為收轉(zhuǎn)，你該怎么辦？收還是不收？
以我的經(jīng)驗，首先要看這材料是否該由你的鄰桌接收，來人事先是否已經(jīng)與其聯(lián)系過，確認無誤后可代為接收，否則最好請來人與你的鄰桌通話后再接收，或者干脆請他下次再來。再看材料的緊急程度，如果不是很著急，你可先行代收，外出回來后再轉(zhuǎn)給你的鄰桌（應(yīng)確保事后及時將材料轉(zhuǎn)給你的鄰桌，千萬不要接過來卻忘記轉(zhuǎn)交）。如果材料很急，你外出的時間又較長，應(yīng)通過請其他人代為接收等方式解決，絕不能自己貿(mào)然接下來。如果材料不是很重要，也無需簽收，送件人決定將其放在收件人的桌子上是可以的。但此時你千萬不要好心地接過來代其放到鄰桌的桌子上，材料雖然只是在你手上過了一下，此后一旦發(fā)生意外（如文件丟失等），責(zé)任就很可能隨之轉(zhuǎn)移到你的頭上了。
下面再說說及時的問題。準確是不失誤，及時就是不耽誤，就是在第一時間內(nèi)完成你應(yīng)該做的工作。
很多人都有辦事拖拉的習(xí)慣，覺得反正還有時間，忙什么。其實不然，既然你已經(jīng)接受了這項工作，遲早都要干，我們?yōu)楹尾辉缫恍└赏晁兀吭谝?guī)定的期限內(nèi)完成你的工作是對一個人的起碼要求。與不失誤的要求比起來，做到不耽誤似乎更難，這是由于人的惰性所決定的。不要過多地強調(diào)領(lǐng)導(dǎo)給你的（或這件工作本身要求的）最后期限，因為你隨時都有可能接受新的工作，這時雙重的工作可能會給你造成過大的壓力，最終使工作無法達到應(yīng)有的質(zhì)量。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)隨時可能會將工作的最后期限提前，使你措手不及。這種情況下領(lǐng)導(dǎo)考慮的不是離最后期限你應(yīng)該還有多少時間，而是在此前我已經(jīng)給了你多少時間。要想給領(lǐng)導(dǎo)留下好印象，就應(yīng)該學(xué)會用領(lǐng)導(dǎo)的思維方式去思考問題。
如果需要對今天的話題進行一下總結(jié)的話，就是：不論是工作還是責(zé)任，千萬不要把它滯留在自己手里。如果不能保證及時準確地把它傳遞出去，不如從開始時就不接。
為了便于你的理解，啰唆得連自己都厭煩了，就此打住。
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